Cotizaciones

Aprende a crear, enviar y dar seguimiento a cotizaciones de productos/servicios para tus clientes desde el Backoffice MySoftware.

🟢 Incluido en versión Base
🧩 Requiere instalación
ℹ️ Aplica para quienes elaboran cotizaciones o presupuestos para sus clientes

Introducción
El módulo de Cotizaciones permite elaborar presupuestos de productos/servicios para tus clientes, enviarlos por correo, generarlos en PDF y darles seguimiento desde un listado central.
Está incluido en la versión Base, pero no viene activo por defecto: debes instalarlo desde Menú → Módulos → Instalar antes de poder usarlo.
En este artículo aprenderás:

• Cómo acceder a la sección de Cotizaciones
• Cómo crear una cotización paso a paso
• Cómo seleccionar clientes y productos/servicios
• Qué acciones puedes realizar sobre una cotización guardada

Antes de comenzar
Para utilizar este módulo necesitas:

• Tener el módulo Cotizaciones instalado (Menú → Módulos → Instalar)
• Contar con al menos un cliente registrado
• Tener productos/servicios dados de alta para poder agregarlos a la cotización

📌 Después de instalar el módulo, refresca el navegador para que la opción Cotizaciones aparezca en el menú de Ventas.
📌 Si la opción Cotizaciones no aparece en el menú, verifica que el módulo esté instalado, que hayas refrescado el navegador y que tu rol de usuario tenga los permisos correspondientes.

Acceder a la sección
En el menú lateral, ve a Ventas → Cotizaciones. Se abre la pantalla Cotizaciones con el subtítulo "Cotizacion de productos", que muestra el listado de cotizaciones existentes.
Desde la parte superior de la pantalla tienes disponibles los botones Agregar, Refresh y XLSX, además de un control para mostrar la cantidad de registros y una caja de búsqueda.
El listado se organiza en las siguientes columnas:

• Folio
• Fecha
• Cliente
• Vencimiento
• Referencia
• Total
• Divisa
• Estatus
• Acciones

Paso 1: Iniciar una nueva cotización
Pulsa el botón Agregar en la parte superior derecha del listado. Se abre el formulario principal, dividido en tres secciones: Información General, Artículos y Totales.
📌 Ningún campo del formulario es obligatorio.

Paso 2: Seleccionar el cliente
Haz clic en el campo Seleccionar cliente. Se abre el modal Selecciona el Cliente.

• Busca el cliente en la caja Buscar o ubícalo en la lista
• Marca su casilla
• Pulsa Aceptar

El campo quedará con el formato "#Número - Nombre" (por ejemplo, "#15 - Alejandro Guzman"). Al elegir el cliente, los campos Email del Cliente y Teléfono del Cliente se autocompletan si el cliente los tiene registrados.
📌 Desde este modal también puedes dar de alta un cliente nuevo con el icono "+" del encabezado de la tabla.

Paso 3: Completar los datos generales
En la sección Información General puedes llenar los campos que correspondan. Todos son opcionales:

• Teléfono del Cliente y Email del Cliente (se autocompletan al elegir cliente)
• Referencia, un dato de uso interno que no se envía ni aparece en la cotización entregada al cliente
• Giro y Empresa, que solo se utilizan si trabajas con la funcionalidad de multiempresa
• Notas, que sí aparece en la cotización del cliente, en la sección de Notas
• Vigencia, con formato AAAA-MM-DD; por defecto se marca a un mes, pero puedes modificarla
• Vendedor, seleccionable de una lista
• Formato, en caso de que tengas varios formatos de impresión de cotizaciones
• Divisa, con valor por defecto MXN

Paso 4: Agregar productos/servicios
En la sección Artículos, pulsa el icono "+" del encabezado (tooltip "Agregar"). Se abre el modal Selecciona los productos.
📌 Debe haber un cliente seleccionado. De lo contrario aparece el mensaje "Seleccione un cliente para mostrar los productos".
Dentro del modal puedes acotar la búsqueda con los filtros Tipo, Categoria, Codigo y Nombre/Descripcion, o usar la caja Buscar. Marca la casilla del producto/servicio y pulsa Aceptar. Se agrega como un renglón en la tabla.

Paso 5: Ajustar el producto/servicio
Una vez agregado, puedes editar la cantidad directamente en la columna Cant., o pulsar el icono de lápiz (Editar) para abrir el modal del producto/servicio.
En el modal de edición puedes:

• Modificar la Cantidad
• Agregar o eliminar Impuestos de cada producto/servicio (IVA / IVA0 / IEPS; por defecto IVA)
• Agregar un Descuento en porcentaje
• Cambiar el Precio Unitario
• Editar la Descripcion, agregando más detalles del producto/servicio que necesites que aparezcan en la cotización

Confirma con Aceptar. Para quitar un producto/servicio del renglón, pulsa el icono "✖" (Borrar).

Paso 6: Verificar los totales
La sección Totales se calcula automáticamente y no es editable. Incluye:

• NumeroDeArticulos
• Subtotal Sin Descuento
• Monto Descuento
• Subtotal
• Impuestos
• Total

Paso 7: Guardar la cotización
Pulsa Guardar en la parte inferior derecha del formulario. Para descartar los cambios, pulsa Cancelar.
Una vez guardada, la cotización aparece en el listado principal.

Acciones sobre una cotización
Desde la columna Acciones del listado puedes realizar lo siguiente sobre cada cotización, mediante iconos:

• Generar o ver el PDF
• Enviar la cotización por correo
• Duplicar la cotización
• Editar la cotización

📌 En las cotizaciones con estatus Vencida solo aparecen las acciones de PDF, duplicar y editar; la opción de envío por correo se omite.

Errores comunes

• Intentar agregar productos/servicios sin haber seleccionado un cliente: aparecerá "Seleccione un cliente para mostrar los productos"
• No encontrar la opción Cotizaciones en el menú: revisa que el módulo esté instalado, que hayas refrescado el navegador y que tu rol tenga permisos
• Capturar la Vigencia con un formato distinto a AAAA-MM-DD

Buenas prácticas

• Usa la Referencia para identificar internamente cada cotización, recordando que el cliente no la verá
• Revisa la Vigencia antes de enviar la cotización al cliente
• Aprovecha la Descripcion de cada producto/servicio para detallar lo que el cliente verá en la cotización
• Verifica los impuestos asignados a cada producto/servicio en el modal de edición
• Usa el botón XLSX para exportar el listado cuando necesites analizarlo fuera del sistema

Resumen
El módulo de Cotizaciones permite elaborar presupuestos de productos/servicios para tus clientes desde Ventas → Cotizaciones. Para crear una, pulsa Agregar, selecciona el cliente, agrega los productos/servicios y guarda. Los totales se calculan automáticamente. Una vez guardada, puedes generar su PDF, enviarla por correo, duplicarla o editarla desde la columna Acciones.

Qué sigue

• Registro y administración de clientes
• Control de productos
• Registro de ventas a clientes

Actualizado el: 11/06/2026